Reingeniería de procesos
Informe de la estructura documental.
Doc. 2
Nombre del cliente: Sindicato nacional de trabajadores de la educación.
Fecha del informe: 17 de marzo 2023
Contenido
Inicio. 2
Marco normativo: 2
Normas ISO Aplicables. 3
Transparencia sindical en la Ley Federal del Trabajo. 3
Transparencia externa. 4
Transparencia interna. 4
Objetivo principal: 7
Desarrollo: 14
Procesos de la gestión documental. 14
Trazabilidad 20
Disposición. 21
Conclusiones: 23
Inicio.
Este informe de estructura documental es una descripción de la organización y estructura de un conjunto de documentos o de un sistema de información correspondientes al área de recursos humanos del SNTE. Es útil para entender cómo están organizados los documentos de esta área, sus integraciones, cómo se relacionan entre sí, y cómo se accede a ellos.
Incluye información detallada sobre los diferentes tipos de documentos que se encuentran, la forma en que se organizan dentro del conjunto, los métodos utilizados para indexar los documentos, y los sistemas de recuperación de información que se utilizan para acceder a los documentos.
Marco normativo:
1.- Estatuto del Sindicato nacional de trabajadores de la educación.
CAPÍTULO IV
Patrimonio sindical
Artículo 16. El patrimonio del Sindicato se integra: II. Con los bienes muebles propiedad del Sindicato, incluyendo documentos y archivos, y con aquéllos que en lo futuro adquiera.
2.- Normas ISO Aplicables.
Esta norma establece los principios y requisitos para la gestión de documentos en cualquier organización, incluyendo la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos.
Se recomienda la aplicación de todos los elementos expuestos en esta parte de la Norma ISO 15489 para garantizar que se crean, incorporan y gestionan los documentos de archivo adecuados.
Norma ISO 30301: Esta norma establece los requisitos para un sistema de gestión de documentos en cualquier organización, incluyendo los requisitos para la planificación, implementación y mantenimiento de un sistema de gestión documental.
3.- Transparencia sindical en la Ley Federal del Trabajo.
Anterior a la inclusión de los sindicatos en el artículo 6o. constitucional y en la ley general de transparencia y acceso a la información pública, en adelante LGTAIP, la regulación y reglamentación de la transparencia sindical a favor de los sindicatos ya se encontraba prevista en la Ley Federal del Trabajo en adelante LFT, incluyó en su título séptimo de las Relaciones colectivas de trabajo, capítulo II, “De los sindicatos, federaciones y confederaciones”, temas de transparencia en cuanto al registro de los sindicatos y principios que deben observarse en el mismo (transparencia externa) y al derecho de los trabajadores miembros de un sindicato a solicitar a la junta directiva información sobre la administración del patrimonio (transparencia interna).
4.- Transparencia externa.
La Ley Federal del Trabajo establece en el artículo 364 Bis los principios fundamentales a observar en el registro de los sindicatos: “en el registro de los sindicatos se deberán observar los principios de legalidad, transparencia, certeza, gratuidad, inmediatez, imparcialidad y respeto a la libertad, autonomía, equidad y democracia sindical”. De lo anterior se desprende que para el legislador resultó importante incluir dentro del registro de sindicatos ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, en los casos de competencia federal, y en las juntas locales de conciliación y arbitraje, en los casos de competencia local, el principio de transparencia para un correcto registro sindical ante las autoridades laborales, además de brindar a la sociedad información sobre el registro de dichas organizaciones.
El texto íntegro de las versiones públicas de los estatutos en los sindicatos deberá estar disponible en los sitios de Internet de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social y de las Juntas Locales de Conciliación y Arbitraje, según corresponda. Transparencia Sindical
5.- Transparencia interna.
Dentro de esta sección se puede acceder a las diversas obligaciones que tiene el SNTE en materia de transparencia, tales como: obligaciones de transparencia ante el INAI, reporte del gasto de recursos públicos e información de actividades recientes e históricas.
En cuanto a la transparencia interna, es decir, la transparencia que el sindicato debe rendir a sus agremiados, la LFT establece como obligación de los sindicatos la rendición de cuentas respecto de los ingresos por cuotas sindicales y los bienes que conformen el patrimonio del sindicato, así como el destino que se le brinda a los recursos que los agremiados otorgan a los sindicatos, según lo señala el artículo 373:
Artículo 373. La directiva de los sindicatos, en los términos que establezcan sus estatutos, deberá rendir a la asamblea cada seis meses, por lo menos, cuenta completa y detallada de la administración del patrimonio sindical. La rendición de cuentas incluirá la situación de los ingresos por cuotas sindicales y otros bienes, así como su destino.
La obligación a que se refiere el párrafo anterior no es dispensable.
En todo momento cualquier trabajador tendrá el derecho de solicitar información a la directiva, sobre la administración del patrimonio del sindicato. En caso de que los trabajadores no hubieren recibido la información sobre la administración del patrimonio sindical o estimen la existencia de irregularidades en la gestión de los fondos sindicales, podrán acudir a las instancias y procedimientos internos previstos en los respectivos estatutos, en términos del artículo 371, fracción XIII, de esta Ley. De no existir dichos procedimientos o si agotados éstos, no se proporciona la información o las aclaraciones correspondientes, podrán tramitar ante la Junta de Conciliación y Arbitraje que corresponda, el cumplimiento de dichas obligaciones.
El ejercicio de las acciones a que se refiere el párrafo anterior, por ningún motivo implicará la pérdida de derechos sindicales, ni será causa para la expulsión o separación del trabajador inconforme.
El mismo artículo determina los procedimientos con los que cuentan los trabajadores en el caso de que no hubieran recibido la información solicitada de su junta directiva, y otorga a éstos la posibilidad de acudir a instancias y procedimientos internos, mismos que deben estar previstos en los estatutos del sindicato, o, en su caso, la posibilidad de acudir antes las autoridades laborales para tramitar el ejercicio de su derecho a conocer la administración de los recursos con los que cuenta su sindicato, todo esto sin perjuicio de sus derechos sindicales.
Figura 1 Fuente: Elaboración con base en el artículo 373 de la LFT.
6.- Objetivo principal:
Revisar el proceso de documentación de los perfiles de puesto para facilitar el acceso y la gestión de los documentos del área de recursos humanos, así como asegurar que se puedan encontrar y utilizar de manera efectiva.
Este informe es especialmente importante en organizaciones que manejan grandes cantidades de información o que tienen sistemas complejos de gestión de documentos.
Se identificaron algunos perfiles de puesto el SNTE, es necesario realizar una revisión exhaustiva de todos los documentos disponibles tanto en las secciones, como en cada centro de trabajo, así como en el sitio web y en sus procesos de manejo documental del área de recursos humanos.
En esta revisión, se identificaron diferentes tipos de documentos, informes de actividades, reglamentos y estatutos, circulares, convocatorias, boletines informativos, informes financieros, estadísticas, publicaciones, entre otros.
En una segunda etapa de implementación recomendaremos la clasificación y categorización adecuada, que permita una fácil navegación y recuperación de la información.
Esta clasificación baso sus resultados en diferentes criterios, como el tema del documento, la fecha de publicación, el autor, el tipo de documento, el nivel de autoridad que lo emite, entre otros.
Llevamos a cabo el análisis de la organización de los documentos, evaluando la estructura y organización de los documentos del área de recursos humanos para determinar cómo están organizados y clasificados. Se pueden analizar la categorización, etiquetas, palabras clave, metadatos y otros aspectos de organización documental.
La organización de los documentos es fundamental para que los colaboradores puedan encontrar la información que necesitan de forma rápida y eficiente. En este sentido, el análisis de la organización de los documentos del área de recursos humanos del SNTE se enfocaría en determinar cómo están organizados y clasificados los documentos, de modo que se puedan identificar posibles mejoras para hacer la información más accesible y fácil de encontrar.
Otro aspecto importante por considerar es la jerarquía y la estructura de los documentos en el área de recursos humanos. Es importante que los documentos estén organizados de forma clara y lógica. Se deben identificar las secciones principales, así como las subcategorías y subsecciones, y verificar que la estructura de la información es coherente y fácil de entender.
También es importante analizar si la organización de los documentos refleja adecuadamente la estructura organizativa del SNTE, de modo que los usuarios puedan identificar rápidamente los documentos correspondientes a su área de interés.
En general, el análisis de la organización de los documentos debe identificar posibles problemas o limitaciones en la forma en que se organiza la información, y proponer mejoras para hacer que la información sea más fácilmente accesible para los colaboradores internos del SNTE.
Evaluamos los métodos de indexación: Se evaluó el proceso de indexación de los documentos, para determinar si los métodos utilizados son eficaces y permiten una fácil recuperación de la información.
La indexación es un proceso clave para facilitar la recuperación de información. Se refiere al proceso de etiquetar y clasificar los documentos con palabras clave, términos de búsqueda y otros metadatos para que los usuarios puedan encontrarlos fácilmente. Para determinar si los métodos utilizados son eficaces y permiten una fácil recuperación de la información se deben evaluar los métodos de indexación utilizados, incluyendo las palabras clave y los términos de búsqueda utilizados para clasificar los documentos. Es importante asegurarse de que las palabras clave sean relevantes y estén estrechamente relacionadas con el contenido del documento. Además, se deben identificar las limitaciones de los métodos de indexación existentes y proponer posibles mejoras.
También es importante analizar si se utilizan estándares de indexación aceptados y ampliamente utilizados en la industria, para que los usuarios puedan encontrar fácilmente los documentos utilizando herramientas de búsqueda comunes.
Si se utilizan estándares de indexación, se deben verificar si se están utilizando de manera efectiva y si se pueden mejorar para mejorar la eficacia de la búsqueda.
Otro aspecto para considerar es la consistencia en la indexación de los documentos en el sitio web. Es importante que los documentos sean etiquetados y clasificados de manera coherente y uniforme en todo el sitio, para que los usuarios puedan encontrar la información que necesitan de manera consistente y sin confusiones.
En general, la evaluación de los métodos de indexación debe identificar posibles problemas en la forma en que se etiquetan y clasifican los documentos, y proponer mejoras para mejorar la eficacia de la búsqueda y la recuperación de la información.
Evaluación de los sistemas de recuperación de información: Se debe evaluar los sistemas de búsqueda y recuperación de información en el sitio web del SNTE, para determinar si son eficaces y fáciles de usar.
Los sistemas de recuperación de información son herramientas clave para que los usuarios puedan buscar y encontrar la información que necesitan en el sitio web del SNTE. Por lo tanto, es fundamental evaluar los sistemas de búsqueda y recuperación de información para determinar si son eficaces y fáciles de usar.
En este análisis, se deben evaluar los sistemas de búsqueda utilizados en el sitio web del SNTE, incluyendo el uso de motores de búsqueda y filtros para refinar la búsqueda de información.
Es importante verificar si los sistemas de búsqueda son efectivos y si permiten a los usuarios encontrar fácilmente la información que necesitan. Además, se deben identificar posibles problemas o limitaciones en los sistemas de búsqueda existentes y proponer mejoras para hacerlos más efectivos.
También es importante evaluar la facilidad de uso de los sistemas de búsqueda. Los usuarios deben poder acceder y utilizar fácilmente los sistemas de búsqueda sin necesidad de conocimientos especializados. Los sistemas de búsqueda deben ser intuitivos y estar diseñados de manera clara y coherente, de modo que los usuarios puedan navegar fácilmente entre los resultados de búsqueda y encontrar la información que necesitan.
En general, la evaluación de los sistemas de recuperación de información debe identificar posibles problemas o limitaciones en la forma en que se diseñan y se implementan los sistemas de búsqueda y recuperación de información, y proponer mejoras para hacer que la búsqueda y recuperación de información sean más eficaces y fáciles para los usuarios del sitio web del SNTE.
Identificación de los flujos de trabajo importantes para la gestión eficaz de los documentos del área de recursos humanos. Estos flujos de trabajo permiten que los documentos sean creados, revisados, aprobados y publicados de manera efectiva, lo que a su vez garantiza que los usuarios del sitio web del SNTE puedan acceder a la información más actualizada y relevante.
En este análisis, se deben identificar los flujos de trabajo que se utilizan para cada etapa del ciclo de vida del documento, desde la creación hasta la eliminación. Esto puede incluir la identificación de los equipos y las personas responsables de cada etapa del proceso, así como el uso de herramientas y tecnologías específicas en cada fase.
Por ejemplo, se puede evaluar si se utiliza un sistema de gestión de documentos para facilitar la creación, revisión y aprobación de los documentos, o si los documentos se crean y editan en herramientas de software específicas antes de ser cargados en el sitio web. También se puede evaluar el proceso de revisión y aprobación de los documentos para garantizar que se realicen de manera efectiva y que los documentos aprobados sean publicados en el sitio web de manera oportuna.
Además, es importante identificar los flujos de trabajo utilizados para la eliminación de documentos, ya que es fundamental garantizar que la información obsoleta y no relevante se retire de los depósitos de información, así como del sitio web del SNTE para evitar confusiones o errores en la información que se proporciona.
Análisis de las políticas de gestión de documentos: Se deberá evaluar las políticas de gestión de documentos en el SNTE, tales como la política de retención de documentos y la política de seguridad de la información.
La política de retención de documentos establece durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos y cuándo deben eliminarse o archivarse. Es importante evaluar si estas políticas están actualizadas, si se cumplen los plazos establecidos y si existen procesos adecuados para la eliminación o archivo de los documentos. Además, es importante revisar si se están aplicando las políticas de retención de documentos de manera uniforme en toda la organización.
Por otro lado, la política de seguridad de la información establece las medidas que se deben tomar para proteger la información confidencial o sensible. Es importante evaluar si estas políticas son adecuadas y suficientes para proteger los datos sensibles que maneja el SNTE. También es importante evaluar si las políticas están siendo aplicadas de manera uniforme en toda la organización y si hay suficiente capacitación y concientización para que los empleados comprendan y cumplan con estas políticas.
En resumen, la evaluación de las políticas de gestión de documentos es importante para garantizar que los documentos se retengan adecuadamente y se eliminen de manera segura cuando corresponda, y para garantizar la seguridad y privacidad de la información en el sitio web del SNTE. Si se identifican deficiencias en estas políticas, se pueden proponer mejoras para asegurar que las políticas sean adecuadas y se apliquen de manera uniforme en toda la organización.
Cerrando esta etapa podríamos recomendar una reorganización de la estructura de documentos, si es que identificamos que la estructura de documentos en el sitio web del SNTE es confusa o desorganizada, se podría proponer una reorganización de la estructura de documentos. Esto podría incluir la creación de categorías más claras y específicas, la revisión y actualización de las etiquetas y palabras clave utilizadas para identificar los documentos, y la creación de una jerarquía clara de documentos.
Mejoras en la indexación y búsqueda de documentos: Si se identifica que la indexación y búsqueda de documentos en el sitio web del SNTE no son eficaces o fáciles de usar, se podrían proponer mejoras en esta área. Esto podría incluir la implementación de un sistema de búsqueda más sofisticado, la utilización de metadatos adicionales para identificar los documentos, o la implementación de una tecnología de inteligencia artificial para sugerir documentos relacionados o relevantes.
Políticas de retención de documentos y seguridad de la información: Si se identifican deficiencias en las políticas de retención de documentos y seguridad de la información, se podrían proponer mejoras en estas áreas. Esto podría incluir la actualización de las políticas para reflejar cambios en la regulación o las mejores prácticas, la implementación de capacitación adicional para los empleados en estas áreas, o la adopción de tecnologías adicionales para proteger la información confidencial.
Mejoras en la accesibilidad: Si se identifica que los documentos no son accesibles para todas las personas, se podrían proponer mejoras en la accesibilidad. Esto podría incluir la implementación de tecnología para permitir la traducción automática de los documentos, la creación de versiones en formatos alternativos para personas con discapacidades visuales o auditivas, o la simplificación del lenguaje utilizado en los documentos para hacerlos más fáciles de entender para una audiencia más amplia.
Desarrollo:
La gestión documental consiste en la captura, el almacenamiento y la recuperación de los documentos relacionados con los procedimientos de recursos humanos. Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos, recibidos y creados en una organización; facilitar su recuperación; determinar el tiempo que estos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven; y asegurar la conservación a largo plazo de los más valiosos.
Un sistema de gestión documental es el conjunto de elementos y de relaciones diseñados entre ellos con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, la recepción, la circulación, el almacenamiento, la organización, la conservación, la disposición final y la accesibilidad de los documentos generados en el área de recursos humanos de este sindicato.
Es una fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades, toma de decisiones, gestión del conocimiento, etc.
Procesos de la gestión documental.
Incorporación de los documentos.
Los procedimientos de gestión documental de recursos humanos tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar los documentos que hay que capturar.
Son esenciales para garantizar que los documentos se manejen de manera adecuada y eficiente. Una parte importante de estos procedimientos es la forma en que un documento entra a formar parte del sistema de gestión documental.
En primer lugar, se deben establecer criterios claros para la selección de los documentos que se van a capturar o archivar digitalmente. Estos criterios pueden incluir factores como la importancia del documento para la organización, su relevancia para las actividades de la organización y su valor legal o regulatorio.
Una vez que se han establecido los criterios de selección, se debe definir el proceso de captura o archivado de los documentos. Esto puede implicar escanear documentos físicos para crear copias digitales o importar documentos digitales existentes en el sistema de gestión documental. Es importante asegurarse de que los documentos capturados o archivados sean legibles, estén completos y se ajusten a los requisitos de calidad y seguridad de la organización.
También se debe definir la forma en que los documentos serán organizados y almacenados en el sistema de gestión documental. Esto puede incluir la asignación de etiquetas o metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación de documentos, así como la definición de permisos y controles de acceso para proteger la información sensible.
Registro
El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.
El registro de documentos es una práctica fundamental en la gestión documental, ya que permite formalizar la incorporación de un documento en un sistema de gestión documental y proporciona una identificación única para cada documento.
El objetivo principal del registro es dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido y, en consecuencia, facilitar su posterior recuperación y uso por parte de los usuarios autorizados. Para ello, es necesario asignar a cada documento un identificador único y una breve información descriptiva que permita su rápida identificación y recuperación.
Es importante destacar que los documentos deben ser registrados en el momento de su incorporación al sistema de gestión documental. De esta manera, se garantiza que los documentos estén disponibles para su uso inmediato y se evita que se pierdan o se desordenen en el proceso de gestión documental.
Además, los metadatos asociados a cada documento registrado pueden incluir información sobre la fecha de creación, la fecha de recepción, el autor, el destinatario, el asunto, la clasificación, entre otros datos relevantes. Esta información permite a los usuarios encontrar rápidamente el documento que necesitan y garantiza una adecuada gestión documental.
Es importante registrar los documentos en el momento de su incorporación y asociar a cada documento los metadatos adecuados para su adecuada gestión y recuperación.
Clasificación
La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.
La clasificación es un proceso clave en la gestión documental que permite agrupar los documentos relacionados de manera jerárquica en función de sus características preestablecidas. Esta acción técnica y administrativa es esencial para garantizar una adecuada organización de los documentos y facilitar su recuperación en el futuro.
La clasificación se realiza en función de las características relevantes de los documentos, independientemente de su origen, destino o soporte. Esto significa que los documentos pueden clasificarse en función de su contenido, su tema, su fecha, su tipo, entre otros criterios relevantes para la organización.
La clasificación puede ser jerárquica, lo que significa que se establece una estructura de niveles o categorías para organizar los documentos. Esta estructura puede variar dependiendo de la organización y sus necesidades específicas.
Es importante destacar que la clasificación es un proceso continuo y dinámico que puede evolucionar con el tiempo. A medida que se crean nuevos documentos y se modifican las necesidades de la organización, es posible que sea necesario ajustar la estructura de clasificación para garantizar que los documentos se clasifiquen y almacenen de manera efectiva.
La clasificación independiente del origen, destino o soporte de los documentos y se puede realizar de manera jerárquica. Es importante ajustar la clasificación con el tiempo para garantizar una organización efectiva de los documentos.
Almacenamiento
Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro.
Para ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados; con el fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.
El proceso de preservación y conservación de documentos es un componente esencial de un plan de gestión documental eficaz. Este proceso tiene como objetivo garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos durante el periodo de tiempo necesario.
Autenticidad.
Se refiere a la autenticidad de los documentos, lo que significa que los documentos deben ser genuinos y haber sido creados o recibidos por la persona o entidad que se indica en el documento. Se refiere a la capacidad de los documentos para reflejar con precisión los hechos que representan. La integridad se refiere a la integridad de los documentos, lo que significa que los documentos no deben haber sido alterados de ninguna manera. Por último, la disponibilidad se refiere a la capacidad de los documentos para estar disponibles cuando sean necesarios.
Garantizar la preservación y conservación de los documentos implica mantener los documentos en un entorno seguro y controlado para prevenir la pérdida, el daño o la degradación. Esto puede incluir medidas físicas, como almacenamiento en condiciones ambientales adecuadas, protección contra daños físicos, y medidas técnicas como la realización de copias de seguridad y el uso de tecnologías de conservación digital para proteger los documentos digitales.
Este proceso también contribuye a garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro y controlado para prevenir su pérdida o degradación.
Acceso.
En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad.
Los derechos de acceso y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal) y de las necesidades de la organización (por ejemplo, confidencialidad de documentos financieros o con información estratégica).
En cuanto a los requisitos legales, la privacidad de datos de carácter personal es un ejemplo importante. En este caso, los documentos que contengan información personal deben ser protegidos y sólo pueden ser accesibles para aquellos usuarios autorizados. Esto puede requerir que se implementen medidas adicionales de seguridad y control de acceso para proteger los datos personales contenidos en los documentos.
En cuanto a las necesidades de la organización, la confidencialidad de los documentos financieros o con información estratégica es otro ejemplo relevante. En este caso, puede ser necesario limitar el acceso a estos documentos a un número limitado de usuarios autorizados para garantizar que la información no sea divulgada a personas no autorizadas.
En general, es importante que los derechos de acceso y uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos sean definidos de manera clara y que se establezcan procedimientos adecuados para garantizar su cumplimiento. Esto puede incluir la asignación de permisos de acceso específicos para diferentes tipos de documentos y usuarios, la revisión regular de los permisos y la auditoría de los accesos a los documentos para detectar posibles violaciones o incumplimientos.
Trazabilidad
La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten.
El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final.
La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental se refiere a la capacidad de rastrear y registrar la información relacionada con la gestión de un documento desde su creación hasta su eliminación o archivo final. Esta trazabilidad es una medida de seguridad importante para las organizaciones, ya que permite una gestión eficaz y transparente de los documentos, y reduce el riesgo de pérdida, robo o manipulación indebida.
En un sistema de gestión documental, la trazabilidad se logra mediante la implementación de un conjunto de medidas técnicas y administrativas, tales como el registro de cada acción realizada sobre un documento, el seguimiento de las versiones de un documento, y la gestión de los permisos de acceso y edición. Al registrar cada acción que se realiza en relación con un documento, se crea un historial que permite la identificación de quién ha accedido o editado el documento, cuándo y qué cambios se han realizado.
La trazabilidad de los documentos también puede ser útil en situaciones en las que se requiere una auditoría de los documentos, como en investigaciones internas o externas, en las que se necesita demostrar la autenticidad y la integridad de los documentos.
Disposición.
Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a otro sistema archivístico.
No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del documento como prueba.
La disposición es el proceso mediante el cual se determina el destino final de un documento una vez que ha agotado su plazo de conservación. En este proceso se aplica lo establecido en el calendario de conservación, que es una herramienta que define el tiempo durante el cual se deben conservar los documentos en función de su valor administrativo, legal e histórico.
Una vez que un documento ha agotado su plazo de conservación, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación. Esta disposición puede ser de tres tipos: eliminación, conservación permanente o transferencia a otro sistema archivístico.
La eliminación implica la destrucción física del documento, una vez que ha perdido su valor administrativo, legal e histórico. La eliminación debe realizarse de forma segura y respetando las normativas y políticas de privacidad de la organización.
La conservación permanente, por otro lado, se aplica a los documentos que tienen un valor histórico o cultural significativo y que deben ser preservados de forma permanente. Estos documentos se transfieren a un archivo histórico o a un repositorio especializado, donde se preservan y se ponen a disposición del público y de los investigadores.
Finalmente, la transferencia a otro sistema repositorio implica el traslado de los documentos a otro sistema de gestión documental o archivo, por ejemplo, cuando una organización se fusiona con otra, o cuando se cierra una oficina o departamento y sus documentos deben ser transferidos a otra entidad.
En resumen, la disposición es el proceso mediante el cual se determina el destino final de un documento una vez que ha agotado su plazo de conservación. La aplicación de la disposición prevista en el calendario de conservación puede implicar la eliminación, la conservación permanente o la transferencia a otro sistema archivístico, dependiendo del valor y la naturaleza del documento.
La normalización en la gestión documental contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de gestión de la información más eficientes y eficaces. Estas normas también suponen una herramienta valiosa para la gestión del riesgo, la auditoría de la información y al análisis de procesos, aspectos que pueden mejorarse desde la gestión documental en cualquier organización, pública o privada.
La normalización tiene como objetivo la elaboración de una serie de especificaciones técnicas, conocidas como normas o estándares, que son utilizadas por las organizaciones, de manera voluntaria, como referencia para probar la calidad y la seguridad de sus actividades y productos; y para poder demostrar y garantizar, frente al cliente o usuario final, que el producto o servicio que se ofrece responde a unos requisitos mínimos de calidad, diferenciándolo de otros.
Un sistema de gestión documental basado y fundamentado en normas es siempre un sistema de mayor rigor, mayor calidad y exigencia que otro que no esté normalizado.
Conclusiones:
La estructura documental en el departamento de RRHH del SNTE es esencial para mantener un registro organizado y accesible de la información relacionada con sus empleados, así como para garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas vigentes en el sector educativo. Es aceptable el control, falta actualización.
La digitalización de los documentos y la implementación de un sistema de gestión documental han permitido una mayor eficiencia en la administración de los recursos humanos y un acceso más rápido y seguro a la información, lo cual es crucial para la toma de decisiones y la resolución de conflictos. Es aceptable el control, aunque mejorable en temas de uso de la tecnología de indexación y búsqueda.
La clasificación y archivado de documentos en el departamento de RRHH facilita el seguimiento de los empleados a lo largo de su trayectoria laboral en el SNTE, desde el ingreso hasta la jubilación, y permite evaluar con precisión sus necesidades de capacitación y desarrollo profesional.
El establecimiento de protocolos y procedimientos estandarizados para la generación, almacenamiento y eliminación de documentos garantiza la confidencialidad y protección de datos sensibles, lo que refuerza la integridad y confianza en la gestión de RRHH del sindicato.
La estructura documental en el departamento de RRHH también es clave para facilitar la comunicación interna y externa con otras entidades, como el gobierno, instituciones educativas y organismos de control, asegurando la transparencia y el cumplimiento de las responsabilidades del SNTE.
Finalmente, la mejora continua en la gestión documental del departamento de RRHH permitirá al SNTE adaptarse a los cambios en el entorno legal, tecnológico y social, garantizando así la calidad en el servicio a sus afiliados y la promoción del bienestar y desarrollo del personal docente.